Jak upewnić się, że możemy dobrze pracować w naszym domowym biurze i odbywać skutecznie spotkania, podczas gdy wszyscy siedzą osobno?
Kiedy wszyscy pracujemy we własnych domach, musimy wiedzieć jak zorganizować sobie dobre stanowisko pracy ale też sprawić, aby spotkania on-line były efektywne, pomimo tego, że nikt z nas nie przebywa w jednym pomieszczeniu.
Wielu Polaków pracuje z domowego biura, przed całą organizacją stawia to nowe wyzwania, zwłaszcza w zakresie dzielenia się wiedzą i interakcji z klientami. Ponadto wielu z nas poszukuje obecnie nowych sposobów organizacji pracy oraz zaspokajania swoich potrzeb społecznych.
Jako wiodąca firma zajmująca się energią odnawialną, recyklingiem, produkcją ciepła z ponad 8 000 pracownikami ulokowanymi w dziesięciu krajach, możecie sobie wyobrazić, że jeszcze długo przed ogłoszeniem epidemii koronawirusa, codziennością naszych pracowników był zdecentralizowany tryb pracy oraz konieczność wykorzystywania narzędzi cyfrowych do komunikacji. Dlatego zebraliśmy kilka praktycznych rad i trików, które mogą być również przydatne dla innych firm i pracowników:
1. Poczuj się jak w biurze
Ważne jest, aby czuć, że jesteś w pracy, nawet jeśli otoczenie może być chaotyczne, z dziećmi i innymi osobami w domu, które również pracują. I chociaż noszenie joggerów lub dresów może być kuszące, z naszego doświadczenia wynika, że lepiej ubierać się tak, jakbyśmy byli w biurze. To, wraz z innymi regularnymi porannymi czynnościami, może pomóc Ci w motywacji do pracy. Jeśli nie masz oddzielnego pokoju, w którym możesz zorganizować swoje domowe biuro, spróbuj podłączyć telewizor do komputera, aby uzyskać duży ekran. Jeśli lubisz pracować na stojąco to deska do prasowania może być bardzo przydatna.
2. Zaplanuj swój czas i rób przerwy
Dobra, mamy już przygotowane domowe biuro, oddzieliliśmy strefę prywatną od roboczej, więc teraz możesz zasiąść do pracy. Zaplanuj dokładnie godziny w jakich będziesz wykonywać pracę, a w jakich załatwiać prywatne sprawy. Poinformuj o swoim planie dnia domowników i współpracowników, aby wiedzieli, kiedy potrzebujesz ciszy i spokoju, a o której możesz zjeść wspólny posiłek, lub po skończonej pracy rozłożyć matę i chwilę poćwiczyć. Nie zapominaj o zachowaniu jakościowych przerw w ciągu dnia. Umów się ze swoim zespołem na wspólną przerwę kawową czy lunch wykorzystując telekonferencję. My używamy narzędzia Microsoft Teams. W takich programach możesz utworzyć prywatne grupy, gdzie współpracownicy mogą udostępniać zdjęcia ze swojego domowego biura.
3. Poznaj zasady wideokonferencji
W Fortum często spotykamy się w ciągu dnia na Teams. Niektóre konferencje są krótkie, raptem kilkunastominutowe, a niektóre sesje, kiedy pracujemy nad projektem, trwają nawet kilka godzin. Dlatego ważne jest, aby robić krótkie przerwy, na przykład 5 minut co godzinę i jedną długą, obiadową, która trwa 30 minut. Dbamy o to, aby materiały ze spotkania były widoczne dla wszystkich uczestników. Niektóre programy oferują możliwość wspólnej edycji dokumentów w trybie rzeczywistym, warto je zastosować aby spotkania były bardziej efektywne. Jeśli nie wszyscy mogą wziąć udział, można skorzystać z funkcji nagrywania, aby osoby nieobecne mogły później wysłuchać nagrania. Zalecamy korzystanie z kamery - ułatwia to współpracę i skupienie, a także utrudnia wykonywanie wielu pobocznych zadań, jak odpowiadanie na e-maile, odpisywanie na SMSy. Ważne jest również, aby w zaproszeniach na spotkania zawsze znajdował się link do Teams albo Skype, czy innego programu, którego używacie, a jeśli w spotkaniu bierze udział kilkadziesiąt osób, to warto użyć również funkcji czatu. Świetnie sprawdzi się, kiedy chcemy nad czymś zagłosować, lub upewnić się, że wszyscy nadążają.