Polityka Prywatności - Kandydaci do Pracy

Przetwarzamy różne rodzaje danych osobowych, między innymi:

• Informacje o osobie -  w tym Twoje dane kontaktowe (takie jak Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe przez Ciebie wskazane)
• Informacje związane z rekrutacją -  np. Twoja aplikacja i życiorys, informacje dotyczące rozmowy o pracę lub rozmowy video o pracę,  referencje od poprzednich pracodawców oraz inne referencje od osób trzecich, jeśli je przedstawiłaś/-eś, informacje o Twoich kompetencjach, kwalifikacjach, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym i wykształceniu. Podejmując kroki poprzedzające ewentualne zawarcie umowy o pracę, w zależności od stanowiska, o które się ubiegasz, i tam, gdzie jest to niezbędne do działań rekrutacyjnych na podstawie obowiązującego prawa możemy również gromadzić wyniki niezbędnych badań lekarskich, testów narkotykowych, , badań psychometrycznych oraz testów umiejętności a także informacji o niekaralności.. W takich sytuacjach zostajesz zawsze poinformowany/a o przetwarzaniu przez nas takich danych z wyprzedzeniem. Na końcowych etapach rekrutacji, w celu przygotowania i podpisania z Tobą umowy gromadzimy również dodatkowe dane niezbędne do zawarcia umowy, zgodnie z przepisami prawa.
• Jeśli zatrudnienie u nas nie będzie odbywało się na podstawie umowy o pracę możemy przetwarzać także inne Twoje dane, w szczególności informacje umożliwiające identyfikację i rozliczenia z Tobą, takie jak seria i numer dowodu tożsamości, Twój identyfikator podatkowy oraz PESEL.
• Jeśli kontaktujesz się z nami przez środki komunikacji elektronicznej i internetowe systemy rekrutacyjne przetwarzamy także Twoje dane związane z taką formą kontaktu oraz identyfikatory internetowe: dane zbierane z użyciem plików cookies lub podobnych technologii na temat Twojego sposobu korzystania z usług, w tym Twój adres IP, identyfikator plików cookies oraz identyfikator urządzenia mobilnego.
• Dane związane z bezpieczeństwem oraz dane zarządzania usługami informatycznymi – dane, które są wykorzystywane, aby zapewnić bezpieczeństwo korzystania z naszych systemów informatycznych i obiektów, takie jak Twoje hasło i login, logi z rejestrów  bezpieczeństwa i IT, dane z rejestrów wejścia na teren obiektu i nagrania z kamer monitoringu (CCTV).

Przetwarzane przez nas dane osobowe, które dotyczą Ciebie, pochodzą z różnych źródeł:

• Od Ciebie – kiedy zakładasz konto w naszym portalu rekrutacyjnym, przekazujesz nam swoją aplikację lub życiorys, lub kontaktujesz się z nami w inny sposób.
• Od osób trzecich – takich jak agencje rekrutacyjne, poprzedni pracodawcy, którzy udzielili Ci referencji, podmioty świadczące usługi w zakresie badań medycznych lub usług ochrony zdrowia. Uzyskamy Twoją zgodę przed zgromadzeniem niniejszych danych, kiedy jest to wymagane na mocy obowiązującego prawa.
• Spółki Grupy Fortum – które wymieniają się informacjami w celach wskazanych w niniejszej polityce.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, wyboru odpowiednich kandydatów i zawarcia umowy. Możemy też przetwarzać Twoje dane w celu realizacji obowiązków prawnych oraz naszych prawnie uzasadnionych interesów. W szczególnych sytuacjach możemy również przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody (zwłaszcza, gdy zgodnie z obowiązującym prawem potrzebna jest dodatkowa zgoda).

Nasze cele przetwarzania Twoich danych osobowych to: 

• Rekrutacja: przetwarzamy Twoje dane osobowe, aby wybrać odpowiednich kandydatów i skontaktować się z Tobą, na przykład, żeby przekazać informacje na temat statusu Twojej aplikacji lub uzyskać dodatkowe informacje.  Korzystamy także z Twoich danych osobowych, aby umawiać i przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne i postępowania oceniające, ewaluacje, sprawdzać referencje, weryfikację danych osobowych w zakresie dozwolonym obowiązującymi przepisami.
• Kontakt z Tobą i przekazywanie Ci informacji co do stanu rekrutacji na stanowisko, o które się ubiegasz.
• Tworzenie dokumentacji pracownika: jeżeli podejmiemy współpracę z Tobą będziemy przetwarzać także Twoje dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy, a gdy zostaniesz zatrudniony/a przez Fortum, dane osobowe przekazane w procesie ubiegania się o pracę staną się częścią dokumentacji pracowniczej i będą wykorzystywane do zarządzania Twoją karierą w Fortum.
• Rozwój i analiza usług: możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do udoskonalania i rozwijania procesów rekrutacyjnych i innych związanych z tym usług oraz do przeprowadzania analiz. W miarę możliwości Twoje dane są poddawane pseudonimizacji.
• Zapewnienie ochrony, bezpieczeństwa i praw: możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu zapewnienia ochrony i bezpieczeństwa naszych informacji, obiektów, produktów, usług, klientów i personelu. Niniejsze odbywa się zgodnie z lokalnym prawem, na przykład prowadzenie rejestrów dostępu, tworzenie kopii zapasowych, uwierzytelnianie użytkowników oraz zapobieganie cyber atakom.
• Obowiązki prawne: przetwarzamy dane osobowe w celu wypełniania naszych obowiązków prawnych, na przykład obowiązku przestrzegania przepisów prawa pracy, przepisów o rachunkowości, sygnalizowania nieprawidłowości [whistleblowing] i przepisów podatkowych.

W przypadku, gdy korzystamy z systemu zautomatyzowanego podejmowania decyzji i będzie to wywoływało wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne skutki, poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem. Jeśli przepisy prawa nie upoważniają nas do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, a jest ono niezbędne do realizacji lub zawarcia umowy, poprosimy o Twoją zgodę. 

Możesz zawsze wyrazić swoją opinię lub sprzeciwić się decyzji opartej wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu informacji, a także zażądać podjęcia zamiast tego decyzji indywidualnej, kontaktując się z nami za pomocą danych kontaktowych wskazanych poniżej.

Jeżeli zostaniesz przez nas zatrudniony, Twoje dane osobowe staną się częścią dokumentacji pracowniczej.  Twoje dane osobowe nie będą przechowywane dłużej niż przez 6 miesięcy od zakończenia danej rekrutacji, chyba, że wyrazisz zgodę na przetwarzanie Twoich danych na poczet przyszłych rekrutacji – wtedy będziemy je przetwarzać nie dłużej niż dwa lat od złożenia aplikacji. Jeśli zostaniesz przez nas zatrudniony, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z naszą Polityką prywatności dla Pracowników . 

Możesz również usunąć swoje konto kandydata lub wycofać swoją aplikację w dowolnym czasie poprzez przejście do Twojego profilu aplikacji lub poprzez skontaktowanie się z obsługą People Services.

Dostęp do Twoich danych osobowych mogą posiadać nasi podwykonawcy zajmujący się przetwarzaniem danych osobowych lub inne strony trzecie, jak opisano poniżej, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa.

Podmioty przetwarzające dane – korzystamy z usług podwykonawców przetwarzających dane w celu świadczenia nam usług. Tacy podwykonawcy mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych i przetwarzać je w naszym imieniu. Zapewniamy, że przetwarzanie danych osobowych przez naszych podwykonawców odbywa się zgodnie z niniejszą polityką poprzez odpowiednie ustalenia umowne. Typowymi dostawcami usług, którzy przetwarzają dane osobowe, są na przykład agencje rekrutacyjne lub dostawcy oprogramowania i usług IT. 

Odrębni administratorzy danych –  w stosownych przypadkach możemy udostępniać Twoje dane osobowe innym administratorom danych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, naszą umowę z Tobą lub nasze zobowiązania prawne, w tym Spółkom z Grupy Fortum i naszym partnerom.

Spółki z grupy Fortum mogą przetwarzać Twoje dane osobowe w celach określonych w niniejszej polityce. Twoja aplikacja o pracę może zostać wykorzystana do celów rekrutacyjnych przez inne spółki Fortum tylko w przypadku, gdy wyrazisz na niniejsze swoją zgodę.

Możemy również udostępniać Twoje dane osobowe upoważnionym osobom trzecim, które przetwarzają dane osobowe dla Fortum w celach opisanych w niniejszej polityce, gdy jest to konieczne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Mogą to być konsultanci ds. rekrutacji, dostawcy usług oceny testów i inne podmioty, które pomagają nam w obsadzaniu wakujących stanowisk i ocenie przydatności kandydatów do pracy. 

Organy władzy, postępowania prawne, przepisy prawa – Ujawniamy Twoje dane osobowe właściwym organom, takim jak agencje rządowe odpowiedzialne za informacje statystyczne, policja lub inne organy ścigania w zakresie wymaganym przez prawo. Możemy także ujawnić Twoje dane osobowe w związku z postępowaniem sądowym, nakazem sądu,  lub postępowaniem prowadzonym przez organ władzy publicznej, lub w inny sposób wymagany lub dozwolony przez prawo. 

Fortum to globalna spółka, która posiada oddziały, procesy biznesowe, struktury zarządzania i systemy techniczne, które przekraczają granice państwowe. Oznacza to, że Twoje dane mogą być przekazywane do krajów innych niż ten, w którym jesteś zatrudniony/a przez Fortum, w tym również poza Europejski Obszar Gospodarczy. Polegamy na odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony i ramy ochrony danych UE-USA lub standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską, aby chronić Twoje dane podczas ich przekazywania. Więcej informacji na temat przekazywania danych pomiędzy krajami można uzyskać za pomocą danych kontaktowych wskazanych poniżej.

W celu ochrony Twoich danych przed utratą lub niewłaściwym wykorzystaniem stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa o charakterze organizacyjnym i technicznym. Wdrożyliśmy model zarządzania bezpieczeństwem cybernetycznym, który określa role i zadania na poziomie Grupy, a nasze instrukcje zawierają szczegółowe zalecenia, jak należy postępować z danymi osobowymi w ramach naszej Grupy. Angażujemy naszych pracowników w kwestie prywatności i bezpieczeństwa poprzez prowadzenie programów uświadamiających w tym zakresie. Gdy zawieramy umowy z dostawcami zewnętrznymi na dostawę usług, które mogą dać im dostęp do Twoich danych osobowych, wymagamy od nich w ramach umowy, by dysponowali podobnymi mechanizmami kontroli bezpieczeństwa.

Kiedy korzystasz z naszych cyfrowych usług lub odwiedzasz nasze strony internetowe, Fortum może gromadzić dane z Twoich urządzeń za pomocą plików cookies i innych podobnych technologii. Nasze strony internetowe i aplikacje mogą również wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie wprowadzone przez strony trzecie. Więcej informacji na temat zarządzania plikami cookies oraz wykorzystania danych online można uzyskać zapoznając się z naszą polityką stosowania plików cookies i danych online.

Przysługują Ci opisane niżej  prawa dotyczące Twoich danych osobowych, przetwarzanych przez Fortum.  Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące Twoich praw lub chcesz z tych praw skorzystać, prosimy o skontaktowanie się z naszą funkcją People.

• Prawo dostępu do danych osobowych – masz prawo do informacji o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz do zażądania ich kopii.
• Prawo do poprawiania danych osobowych – możesz zażądać korekty informacji na Twój temat, jeśli nie są poprawne lub wymagają aktualizacji.
• Prawo do przenoszenia danych – możesz otrzymać i ponownie wykorzystać dane osobowe, które nam podałeś/podałaś. W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania była umowa lub zgoda, możemy przekazać wybrany zbiór danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do usunięcia danych – usuniemy dane na Twoje żądanie, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 RODO, a dane te nie są już nam potrzebne do realizacji naszych zgodnych z prawem celów.
• Prawo do wycofania zgody – jeśli wyraziłeś/wyraziłaś zgodę na przetwarzanie danych, zawsze masz prawo do wycofania swojej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – masz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Fortum, np. w celu rozwoju naszego procesu rekrutacyjnego.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – W niektórych okolicznościach masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych osobowych lub gdy mu nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W określonych okolicznościach powyższe prawa mogą podlegać ograniczeniom i wyjątkom. Jeśli nie podejmiemy działania zgodnie z Twoim zgłoszeniem, poinformujemy Cię o powodach. Jeśli nie jesteś usatysfakcjonowany/a naszą odpowiedzią lub sposobem postępowania z danymi osobowymi, prosimy o stosowną informację. Możesz zawsze skontaktować się ze swoim krajowym organem ds. ochrony danych. 

W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

Fortum zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. Ewentualne zmiany w Polityce prywatności zostaną ogłoszone na niniejszej stronie internetowej lub poinformujemy Cię o tym bezpośrednio. 

Podmiot Fortum wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się za pomocą danych kontaktowych wskazanych w niniejszym punkcie.

Administratorem danych, który jest odpowiedzialny za Twoje dane, jest Fortum Corporation i spółka Fortum, do której składasz aplikację o pracę. Spółki Fortum w Polsce:

Fortum Power and Heat Polska Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Antoniego Słonimskiego 1a, 50-304 Wrocław; KRS: 0000033402.

Fortum Marketing and Sales Polska S.A. z siedzibą przy ul. Marynarki Polskiej 197, 80-868 Gdańsk; KRS: 0000378299.

Fortum Service Poland Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Marynarki Polskiej 197, 80-868 Gdańsk; KRS: 0000912677.

Fortum Sprzedaż Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Domaniewska 39A, 02-672 Warszawa; KRS: 0000458944.

Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw lub masz jakiekolwiek pytania nt. przetwarzania Twoich danych osobowych, skontaktuj się z obsługą People Services. 

Dalsze pytania i uwagi dotyczące ochrony Twojej prywatności można kierować do naszego dedykowanego zespołu odpowiedzialnego za ochronę prywatności za pomocą formularza kontaktowego lub pisemnie na adresy wskazane powyżej.