OD 1 LUTEGO 2026 R. FAKTURY W KSEF
KSeF – Krajowy System e-Faktur
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla firm, które w 2024 r. przekroczyły próg 200 mln zł obrotu. Znajdujemy się w tej grupie, dlatego od tego terminu faktury za ciepło oraz usługi dodatkowe dla klientów biznesowych będziemy wystawiać za pośrednictwem KSeF.
Już dziś chcemy Państwa zapewnić, że jesteśmy w pełni przygotowani na tę zmianę, a proces wdrożenia wymagań KSeF przebiega zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Jednocześnie, aby zapewnić Państwu pełen komfort w adaptacji do nowych przepisów, zdecydowaliśmy, że przez pierwsze miesiące od wejścia obowiązku KSeF będziemy kontynuować wysyłkę faktur w znanej Państwu szacie graficznej, również w dotychczasowy sposób.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Dla kogo jest KSeF i od kiedy?
| Typ przedsiębiorcy | Termin obowiązkowego KSeF |
|---|---|
| Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł (2024) | 1 lutego 2026 r. |
| Pozostali przedsiębiorcy | 1 kwietnia 2026 r. |
Jeśli jesteś osobą fizyczną nie prowadzącą działalności, nie musisz podejmować żadnych działań. Faktury nadal będziesz otrzymywać tak jak do tej pory.
Co muszę zrobić jako klient w związku z wejściem KSeF?
- Sprawdzić poprawność danych nabywcy na ostatniej fakturze, w szczególności numer NIP, nazwę odbiorcy i adresu.
- Jeżeli wszystkie dane są poprawne — nie trzeba podejmować żadnych działań.
- Jeżeli dane wymagają aktualizacji — prosimy o przesłanie poprawnych danych poprzez formularz kontaktowy.
Najczęściej zadawane pytania
Terminy i zakres obowiązywania KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie wprowadzony etapowo:
- Od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (łącznie z VAT). Także klienci tych firm zaczną otrzymywać faktury wystawiane przez KSeF, nawet jeśli sami nie mają jeszcze obowiązku korzystania z systemu.
- Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Tak — w ujęciu formalnym oryginał faktury będzie dostępny wyłącznie w KSeF.
W okresie przejściowym będziemy nadal wysyłać faktury w dotychczasowej formie papierowo oraz ekofaktury, aby ułatwić korzystanie z nowego systemu.
Wystawianie i odbieranie faktur
Datą wystawienia faktury będzie data wskazana w systemie wystawcy, niezależnie od chwili przesłania jej do KSeF.
Nie. Przy obowiązkowym KSeF akceptacja odbiorcy nie jest wymagana.
Można ją normalnie opłacić. Kod QR na fakturze umożliwi jej późniejsze powiązanie z KSeF po przywróceniu systemu.
Nie. W KSeF nie funkcjonują duplikaty. Oryginał można zawsze pobrać z systemu
Płatności
Nie. Zarówno terminy wystawiania faktur, jak i terminy płatności pozostają bez zmian.
Powiadomienia i dostęp do faktur
Nie. KSeF nie przewiduje automatycznych powiadomień.
Informacja o nowych fakturach może być dostępna w programach księgowych lub narzędziu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Nie. Numer KSeF nie jest wymagany do odbioru faktury poza tzw. dostępem anonimowym.
Korekty i poprawianie błędów
Nie. Po wejściu KSeF funkcjonuje wyłącznie faktura korygująca.
Po nadaniu numeru KSeF nie można zmieniać wystawionej faktury. Konieczne jest wystawienie korekty.
Tak. Korekty wystawiane po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będą przekazywane przez system, niezależnie od daty faktury pierwotnej.
Dane dodatkowe i załączniki
Jest on przeznaczony do wykazania danych o podmiotach trzecich związanych z fakturą, innych niż sprzedawca i nabywca.
Podmiot 3 również działać w jego imieniu, wówczas może być oznaczony w systemie KSeF. Nie jest stroną transakcji — pełni rolę techniczną lub operacyjną.
Podmiot 3
Jest on przeznaczony do wykazania danych o podmiotach trzecich związanych z fakturą, innych niż sprzedawca i nabywca.
Podmiot 3 również działać w jego imieniu, wówczas może być oznaczony w systemie KSeF. Nie jest stroną transakcji — pełni rolę techniczną lub operacyjną.
Tylko dla JST i grupy VAT.
Podmiotem 3 może być m.in.:
- płatnik lub odbiorca towaru,
- faktor,
- w dane spółki przejmowanej,
- członek grupy VAT,
- samorządowa jednostka budżetowa podległa JST,
- zakład (oddział) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
Kluczowe jest to, aby ta osoba lub podmiot miał nadane uprawnienia w KSeF.
Pole Podmiot 3 w fakturze ustrukturyzowanej (XML) zapewnia przejrzystość i zgodność z przepisami, gdy faktura jest wystawiana lub obsługiwana przez kogoś spoza firmy.
Dane Podmiotu 3 pojawiają się w metadanych faktury w systemie.
Wydruk Fortum przewiduje uwidocznienie tego elementu, na wizualizacjach z KSeF jakie otrzymaliśmy od Dostawcy również dane podmiotów 3 są widoczne.
Umowy i dokumenty
Nie. KSeF wynika z nowelizacji przepisów podatkowych i nie wymaga zmian w zawartych umowach.
Ministerstwo Finansów uruchomiło specjalną infolinię KSeF: 22 330 03 30, 801 055 055.
Aktualne informacje i komunikaty znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.