E-Faktury w KSeF - co musi wiedzieć zarządca nieruchomości?

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur drogą elektroniczną. Mowa o tzw. fakturach ustrukturyzowanych – czyli takich, które mają jednolity format zrozumiały dla systemów księgowych i urzędów.

W praktyce oznacza to, że faktura przestaje być fizycznym dokumentem, który należy wydrukować i wysyłać do kontrahenta. Zamiast tego staje się plikiem, który trafia bezpośrednio do Ministerstwa Finansów i jest dostępny online. Dzięki temu m.in.:

• Każda wystawiona faktura trafia od razu do KSeF
• Nie trzeba już wysyłać faktur PDF mailem ani drukować papierowych kopii
• KSeF staje się jedynym miejscem potwierdzającym autentyczność faktury

Dlaczego wprowadza się KSeF?

Wprowadzenie KSeF ma na celu uproszczenie i automatyzację procesów fakturowania, ograniczenie ryzyka błędów oraz nadużyć podatkowych, a także przyspieszenie zwrotów VAT. Dla przedsiębiorców oznacza to docelowo mniej biurokracji, większą przejrzystość rozliczeń i łatwiejsze rozliczenia podatkowe. Dla zarządców nieruchomości, którzy operują dużą liczbą faktur i kontrahentów, KSeF może stać się narzędziem, które usprawni codzienną pracę i zwiększy kontrolę nad dokumentacją.

KSeF - od kiedy wchodzi w życie?

Obowiązek fakturowania w KSeF rozpocznie się od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.), którzy będą musieli wystawiać i przesyłać faktury przez KSeF. Pozostali przedsiębiorcy dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 r. Należy pamiętać, że obowiązek odbierania faktur w KSeF powstaje wcześniej – jeśli podmiot otrzymuje faktury od kontrahenta objętego KSeF od 1 lutego, musi je odebrać właśnie w tym systemie.
Okres przejściowy będzie trwał do końca 2026 r. 
Faktury można nadal wystawiać w dotychczasowej formie – papierowo lub jako ekofaktura, pod warunkiem, że ich wartość nie przekracza 450 złotych, a miesięczny limit wartości wszystkich wystawionych faktur nie przekracza 10 tysięcy złotych.

Co KSeF oznacza dla zarządcy nieruchomości?

Wdrożenie KSeF to dla zarządców i wspólnot mieszkaniowych duża zmiana w codziennym funkcjonowaniu biura. Obsługa faktur za media, usługi porządkowe, remonty czy konserwacje wymaga teraz większej uwagi i dostosowania procesów księgowych do nowych zasad.

Zarządco, pamiętaj, że warto już teraz zaplanować wdrożenie KSeF z odpowiednim wyprzedzeniem. Kluczowe będzie m.in.:

• Weryfikacja poprawności numeru NIP. KSeF nie sprawdza automatycznie, czy numer NIP jest poprawny. W efekcie faktura z błędnym numerem może trafić do niewłaściwego odbiorcy, co spowoduje opóźnienia w płatnościach i konieczność wystawiania korekt.
• Zgłoszenie kontrahentowi, że chcesz, aby Twoje dane jako zarządcy były widoczne na fakturze w KSeF jako Podmiot 3.
• Nadanie uprawnień osobom odbierającym i obsługującym faktury
• Przeszkolenie zespołu, aby każdy wiedział, jak prawidłowo wystawiać i odbierać faktury w nowym systemie.

Jeśli chcesz, aby Twoje dane były widoczne jako podmiot 3 na fakturach od Fortum, skontaktuj się z nami – zapewnimy Ci wsparcie w tym procesie.
Dobre przygotowanie na tym etapie pozwoli uniknąć błędów, usprawni obieg dokumentów i zapewni płynność rozliczeń z kontrahentami.