Jak przygotować się do KSeF krok po kroku - perspektywa klienta biznesowego 

Jak będzie wyglądał dzień po wdrożeniu KSeF?

Po wejściu w życie nowych zasad tradycyjne faktury w formie PDF czy papierowej przestaną być standardem - wszystkie dokumenty będą trafiać bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur. W praktyce oznacza to natychmiastowy dostęp do faktur zaraz po ich wystawieniu, jedno miejsce potwierdzające ich autentyczność, koniec z drukowaniem i archiwizacją papierową. Jest to uproszczenie dla wielu procesów, takich jak wysyłka czy ręczne potwierdzanie odbioru. Dzięki temu można zyskać większą kontrolę nad dokumentacją i eliminują ryzyka zagubionych faktur. Jeśli chcesz poznać podstawowe informacje i dowiedzieć się, jak przygotować się do nadchodzących zmian, sprawdź nasz artykuł E-faktury w KSeF – co musi wiedzieć zarządca nieruchomości. 

Sprawdzenie danych dostawców – dlaczego to ważne przed wdrożeniem KSeF?

W związku ze zbliżającym się wdrożeniem KSeF będziemy szczególnie dbać o poprawność danych naszych dostawców. Jest to kluczowe, ponieważ nawet drobne błędy, takie jak niepoprawny NIP czy nieaktualna nazwa firmy mogą powodować, że wystawiona przez kontrahenta faktura zostanie niewłaściwie zaksięgowana w systemie. W praktyce oznacza to opóźnienia w płatnościach, konieczność wystawiania korekt oraz dodatkowe, niepotrzebne formalności.

Aby usprawnić procesy i uniknąć problemów, będziemy weryfikować podstawowe dane naszych dostawców, w tym:

• numer NIP,
• pełną nazwę firmy,
• aktualny adres.

KSeF znacząco zmienia sposób wymiany dokumentów. Obie strony mają dostęp do tych samych faktur w jednym miejscu. Dzięki temu eliminujemy sytuacje typu „nie dotarła faktura” i zyskujemy większą przejrzystość w obiegu dokumentów.

Najczęstsze sytuacje związane z fakturami w KSeF

Może zdarzyć się, że faktura nie pojawia się w systemie od razu – najczęściej wynika to z procesu walidacji, dlatego warto sprawdzić jej status bezpośrednio w KSeF. Sam odbiór faktury odbywa się automatycznie, więc nie ma potrzeby podejmowania dodatkowych działań. Warto jednak pamiętać, że KSeF nie przewiduje automatycznych powiadomień o nowych dokumentach – informacje o fakturach można uzyskać w programach księgowych zintegrowanych z systemem lub w narzędziu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Korekty również wystawiane są w KSeF, a system przechowuje pełną historię dokumentu, co ułatwia kontrolę zmian. Choć nadal można otrzymać fakturę w formacie PDF, jest to jedynie kopia poglądowa - wiążącym dokumentem pozostaje wersja w KSeF.

KSeF wkrótce stanie się obowiązkowy, dlatego warto przygotować się już teraz, aby uniknąć chaosu w procesach. Dobrze zaplanowane działania pozwolą wykorzystać zalety systemu i uniknąć problemów w codziennej pracy.