Obowiązki zarządcy wynikające ze zmian w prawie energetycznym. Jak spełnić wymogi i usprawnić pracę?

Zarządca budynku wielolokalowego w ramach swojej działalności musi dbać o różne aspekty związane z eksploatacją budynku. Jednym z nich jest skuteczne i precyzyjne rozliczanie kosztów mediów, w tym zakupu ciepła, co często jest niemałym wyzwaniem i podlega ścisłym przepisom prawa. Te w ostatnim czasie ulgły zmianie, nadając obowiązkom zarządców nowy kształt. Co to oznacza w praktyce? Jak spełnić te warunki i dlaczego nowoczesne rozwiązania cyfrowe mogą okazać się szczególnym wsparciem?

Co znajdziesz w artykule:

• Zmiany w prawie – nowe obowiązki zarządców
• Zgodność regulaminu rozliczeń z aktualnymi przepisami prawa jest kluczowa
• Cyfrowe wsparcie dla zarządców
• Optymalne ogrzewanie – na czym polega i jak je osiągnąć?
• Zawsze pełna wiedza o pracy węzła cieplnego
• Monitorowanie pracy rozliczeniowych urządzeń mieszkaniowych 

Zmiany w prawie – nowe obowiązki zarządców

Zmiany prawa dotyczące rozliczania energii wynikają, w szczególności, ze zmian Prawa energetycznego1 wprowadzonych ustawą z dnia 20 kwietnia 2021 r. o zmianie ustawy o efektywności energetycznej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 868), a także z Rozporządzenia Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 7 grudnia 2021 r. w sprawie warunków ustalania technicznej możliwości i opłacalności zastosowania ciepłomierzy, podzielników kosztów ogrzewania oraz wodomierzy do pomiaru ciepłej wody użytkowej, warunków wyboru metody rozliczania kosztów zakupu ciepła oraz zakresu informacji zawartych w indywidualnych rozliczeniach (Dz. U. z 2021 r. poz. 2273).

Jakie konkretnie zobowiązania zmiany te nakładają na zarządców budynków wielolokalowych? Chodzi o:

• Przekazywanie osobom zamieszkującym lub użytkującym lokale informacji dotyczących rozliczeń kosztów zakupu ciepła dostarczonego do budynku wielolokalowego (m.in. w zakresie ilości pobranego ciepła w podziale na potrzeby centralnego ogrzewania oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej w budynku; ilości zarejestrowanego ciepła przez ciepłomierze lokalowe czy ilość ciepła zużytego na przygotowanie ciepłej wody użytkowej w danym lokalu).
• Montaż urządzeń pomiarowych z funkcją zdalnego odczytu.
• Wykonanie audytu energetycznego budynku – monitorowanie zużycia ciepła w nieruchomości, a w sytuacji przekroczenia ilości określonych ustawą nakazuje zlecenie audytu.
• Rozdzielanie instalacji wspólnych, czyli wyposażenie lokali w wodomierze i ciepłomierze z funkcją zdalnego odczytu, w przypadku, gdy miejsce zainstalowania układu pomiarowo-rozliczeniowego, służącego do rozliczeń kosztów zakupu ciepła lub chłodu, jest wspólne dla co najmniej dwóch budynków.
• Montaż ciepłomierzy i wodomierzy ze zdalnym odczytem przed 01.01.2027 r.
• Wybór metody rozliczania całkowitych kosztów zakupu ciepła od 24.12.2022 r.
• Wprowadzenie regulaminu rozliczeń.
• Cykliczne (lub również na życzenie) dostarczanie użytkownikom lokali informacji na temat rozliczenia kosztów ciepła.

Za niedopełnienie powyższych obowiązków zostały wyznaczone sankcje.

Zgodność regulaminu rozliczeń z aktualnymi przepisami prawa jest kluczowa

W przypadku spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych, kwestia zgodności postanowień regulaminu rozliczania kosztów zakupu ciepła z obowiązującymi przepisami prawa ma ogromne znaczenie. Należy zwrócić szczególną uwagę na konsekwencje braku tej zgodności, które mogą prowadzić do poważnych problemów finansowych oraz prawnych zarówno dla użytkowników lokali, jak i dla samej wspólnoty lub spółdzielni.

W sytuacji, gdy postanowienia regulaminu rozliczeń nie są zgodne z aktualnymi przepisami prawa, użytkownicy lokali mają prawo odmówić zapłaty należności za zużycie ciepła. Co więcej, w przypadku wszczęcia postępowania sądowego, mogą oni podnieść zarzut niezgodności obowiązującego regulaminu rozliczeń z aktualnymi przepisami prawa. Skutkiem takiego zarzutu może być oddalenie powództwa, co stanowi niekorzystną sytuację dla wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej.

Cyfrowe wsparcie dla zarządców

Z pomocą w realizacji powyższych wytycznych przychodzi dynamicznie rozwijający się rynek IT, oferując rozwiązania, które przynoszą liczne korzyści zarówno zarządcom budynków jak i samym lokatorom. Dzięki zaawansowanym narzędziom cyfrowym sprawne zarządzanie infrastrukturą rozliczeniowo-pomiarową oraz jej kontrolowanie są znacznie łatwiejsze i bardziej precyzyjne.

Praktyczną pomocą w spełnianiu wymogów nałożonych poprzez wspomniane zmiany w prawie są kompleksowe usługi cyfrowe oferowane przez Fortum. Dzięki nim zarządzanie dostawą ciepła w budynku może być prostsze. Zarządca zyskuje większą kontrolę nad komfortem termicznym w budynku i wysokością zużycia energii. Na czym polega ich działanie i w jakim zakresie mogą przynieść wsparcie w codziennej pracy zarządcy?

Optymalne ogrzewanie – na czym polega i jak je osiągnąć?

Standardową automatykę pogodową, bazującą wyłącznie na jednym parametrze – temperaturze zewnętrznej – warto zmienić na inteligentną usługę, pozwalającą na dynamiczne sterowanie dostawami ciepła, a w efekcie zachowanie średniej temperatury w budynku na wspólnie ustalonym poziomie przy najmniejszej z możliwych dostawie ciepła.

Usługa, do sterowania ogrzewaniem wykorzystuje, oprócz temperatury zewnętrznej, również informacje zawarte w lokalnej prognozie pogody (w tym dotyczące przewidywanej siły i kierunku wiatru, a także nasłonecznienia i opadów). Pozwala to systemowi optymalizującemu z wyprzedzeniem dostosować ogrzewanie budynku do zmieniających się warunków atmosferycznych.

Najbardziej efektywne działanie systemu zapewniają montowane w mieszkaniach czujniki temperatury i wilgotności. Zapewniają one informację zwrotną o warunkach rzeczywiście panujących w budynku, wspierają działanie systemu i zapewniają optymalizowanie dostaw ciepła. Jest ono wówczas dostarczane wyłącznie w ilościach niezbędnych do zachowania średniej temperatury wewnątrz budynku na ustalonym poziomie. Dzięki tej usłudze zarządca otrzymuje również bezcenne informacje pozwalające na identyfikację tych mieszkań, w których komfort termiczny odbiega od oczekiwanego, co pozwala efektywnie planować niezbędne prace remontowe czy też modernizacyjne i ułatwia komunikację z mieszkańcami.

W ramach usługi zarządca budynku otrzymuje dostęp do aplikacji, w której zawarte są wszelkie informacje: zebrane przez czujniki temperatury wewnętrznej, dotyczące panujących warunków atmosferycznych jak również dane dotyczące sterowania ogrzewaniem a także statystyki dotyczące zużycia ciepła w trakcie funkcjonowania usługi.

Zawsze pełna wiedza o pracy węzła cieplnego

W trakcie sezonu grzewczego wielu zarządców budynków codziennie odbiera telefony od mieszkańców w związku z problemami związanymi z ogrzewaniem. Jeśli chodzi o ciepłą wodę, problemy zgłaszane są w zasadzie przez cały rok. Każde takie zgłoszenie należy zweryfikować, co wymaga osobistego zaangażowania zarządcy lub innej, oddelegowanej w tym celu osoby. Tymczasem, dzięki dostępowi online do najważniejszych parametrów pracy węzła cieplnego, problem często można zidentyfikować zdalnie i określić, czy wynika on z usterki węzła czy może jest związany z konkretnym lokalem.

Standardowo usługa obejmuje urządzenia zainstalowane w węźle, jednak istnieje możliwość jej rozszerzenia o montaż i wizualizację pracy dodatkowych urządzeń. Dodatkowe liczniki ciepła w instalacji grzewczej budynku pozwalają na precyzyjne określenie, ile ciepła dostarczonego do węzła zostało zużyte do ogrzewania, a ile do podgrzewania ciepłej wody. Dzięki tym informacjom rozliczanie kosztów ciepła z mieszkańcami może opierać się na pomiarach, czyli faktycznych ilościach zużycia. Takie rozliczenie nie budzi wątpliwości, zwłaszcza jeśli informacja o zużyciu ciepła do ogrzewania zostanie uwzględniona na fakturze sprzedawcy.

Monitorowanie pracy rozliczeniowych urządzeń mieszkaniowych

Urządzenia rozliczeniowe stosowane w mieszkaniach, takie jak wodomierze i ciepłomierze, pełnią kluczową rolę w prawidłowym rozliczaniu kosztów mediów. Często można odnieść wrażenie, że to właśnie wtedy, gdy są najbardziej potrzebne, nagle ulegają awarii. Może się jednak okazać, że urządzenia przestały działać znacznie wcześniej.

Aby uniknąć tego typu nieprzyjemnych niespodzianek, warto rozważyć korzystanie z usługi, która zapewnia dostęp do danych z urządzeń pomiarowych w mieszkaniach oraz informacji o zużyciu mediów, ale przede wszystkim – monitoruje je na bieżąco, sprawdzając, czy przekazują one informacje i czy nie generują żadnych alarmów.

Alarmy dotyczące zerwania plomby czy zastosowania magnesu wskazują na możliwą ingerencję w działanie urządzenia, co stanowi poważny sygnał wykluczający urządzenie z rozliczeń. Alarm o przepływie wstecznym na wodomierzu lub ciągłym poborze wody może wskazywać na nieprawidłowe funkcjonowanie instalacji lub usterkę. W przypadku otrzymania powiadomienia SMS dotyczącego takiego zdarzenia, zarządca budynku ma możliwość podjęcia natychmiastowych działań w celu uniknięcia zalania budynku lub mieszkań. W ramach usługi oferowanej przez Fortum istnieje również możliwość udostępnienia danych o zużyciu w mieszkaniu jego lokatorowi czy też właścicielowi za pomocą aplikacji mobilnej – wraz z niektórymi alertami.

Nowoczesne narzędzia do monitoringu i optymalizacji zużycia ciepła pozwalają efektywniej zarządzać kosztami eksploatacyjnymi oraz umożliwiają śledzenie zużycia mediów na poziomie całego budynku jak również lokalu. Cyfrowe usługi to również wzrost jakości działania profesjonalnego zarządcy dzięki natychmiastowemu dostępowi do danych i alertów, co ostatecznie przekłada się na prostsze, bezpieczniejsze i bardziej skuteczne zarządzanie budynkiem wielolokalowym.