Zarządzanie nieruchomościami. Dwa modele pracy zarządcy nieruchomości

Pomocne w pracy zarządcy okazują się systemy informatyczne, raportowanie online, czy zdalna obsługa zgłoszeń mieszkańców. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób mądrze zarządzać budynkami wielolokalowymi i monitorować pracę węzła ciepłowniczego, zapobiegać awariom i zoptymalizować koszty ogrzewania, przeczytaj artykuł do końca.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Za co odpowiada zarządca nieruchomości w zakresie ciepłownictwa?
• Jakie są dwa modele pracy zarządcy nieruchomości?
• Jakie są fundamenty efektywnego zarządzania budynkiem?
• W jaki sposób zdalny monitoring pracy węzła cieplnego wpływa na pracę zarządcy?

Za co odpowiada zarząd wspólnoty mieszkaniowej w zakresie ciepłownictwa?

Zarząd nieruchomości jest to organ wspólnoty, którego obowiązkiem są m.in. prace administracyjne, utrzymanie obiektu w należytym stanie technicznym, czy prowadzenie dokumentacji technicznej budynku.

Uprawnienia i kompetencje zarządcy precyzuje ustawa o gospodarce nieruchomościami z 1997 r. oraz jej nowelizacja z 2013 r.

W zakresie ciepłownictwa po stronie zarządcy leżą takie obowiązki, jak:

• obowiązek prawidłowego rozliczenia z podziałem na poszczególne mieszkania kosztów zakupu ciepła,
• informowanie mieszkańców o rozliczeniu kosztów zakupu ciepła dostarczonego do budynku wielolokalowego,
• montaż urządzeń pomiarowych z funkcją zdalnego odczytu,
• monitorowanie zużycia ciepła w nieruchomości, a w sytuacji przekroczenia ilości określonych ustawą – zlecenie audytu,
• wyposażenie lokali w wodomierze i ciepłomierze z funkcją zdalnego odczytu, w przypadku, gdy miejsce zainstalowania układu pomiarowo-rozliczeniowego, służącego do rozliczeń kosztów zakupu ciepła lub chłodu, jest wspólne dla co najmniej dwóch budynków,
• wybór metody rozliczania całkowitych kosztów zakupu ciepła od 24.12.2022 r.
• wprowadzenie regulaminu rozliczeń,
• cykliczne (lub również na życzenie) dostarczanie użytkownikom lokali informacji na temat rozliczenia kosztów ciepła.

Dodatkowo, od 1 stycznia 2027 r. obowiązkiem zarządcy budynku wielolokalowego jest także montaż ciepłomierzy i wodomierzy z możliwością zdalnego odczytu.

Dowiedz się więcej: Podział kosztów ciepła we wspólnocie i spółdzielni mieszkaniowej – o czym warto pamiętać?

Dwa modele pracy w zarządzaniu nieruchomościami

W praktyce zarządzania nieruchomościami można wyróżnić dwa zasadnicze modele pracy, które w bezpośredni sposób wpływają na codzienne obowiązki zarządcy, poziom kosztów utrzymania budynku oraz relacje z mieszkańcami.

Różnice pomiędzy nimi nie sprowadzają się jednak jedynie do sposobu organizacji pracy. W kontekście ciepłownictwa dotyczą one przede wszystkim planowania i reagowania na problemy techniczne, optymalizacji kosztów i czasu pracy. Czytaj dalej i dowiedz się, w jakim modelu pracujesz oraz w jaki sposób zoptymalizować zarządzanie usługami ciepłowniczymi.

Model 1: Gaszenie pożarów – zarządzanie reaktywne

Model zarządzania reaktywnego to podejście, z którym wciąż mierzy się wielu zarządców budynków wielolokalowych. Ten sposób pracy można obrazowo określić mianem gaszenia pożarów, gdyż działania zaczynają się dopiero wtedy, gdy problem już wystąpi i daje o sobie znać.

W tym modelu zarządca nie ma bieżącego wglądu w stan instalacji grzewczej, a o wszelkich awariach dowiaduje się zazwyczaj z opóźnieniem – od mieszkańców zgłaszających problemy z ogrzewaniem lub z alarmów, które uruchamiają się już po fakcie. Decyzje podejmowane są pod presją czasu, często na podstawie niepełnych informacji.

W skrócie zarządcę pracującego w modelu zarządzania reaktywnego charakteryzują:

• brak bieżącego wglądu w stan instalacji,
• opieranie się na zgłoszeniach użytkowników lub sygnałach alarmowych,
• działanie w trybie „pilne”,
• częste i nagłe interwencje serwisowe,
• poszukiwanie źródła awarii metodą prób i błędów,
• trudności w planowaniu pracy zespołu i kosztów,
• brak realnej kontroli nad jakością i stabilnością dostarczanego ciepła.

W tym modelu zarządca funkcjonuje w trybie alarmowym. Zamiast zarządzać – reaguje. Trudno mówić tu o kontroli czy świadomym podejściu do zarządzania. Zamiast tego pojawia codzienna walka z kolejnymi problemami, które pojawiają się szybciej, niż można je trwale rozwiązać. Ma to swoje konsekwencje takie, jak:

• wysoki poziom stresu po stronie zarządcy i zespołu,
• poczucie chaosu oraz braku wpływu na sytuację,
• marnowanie czasu na działania doraźne zamiast systemowe,
• ryzyko pogorszenia relacji z mieszkańcami,
• rosnące koszty eksploatacyjne i naprawcze.

Przeczytaj również: Co zrobić, gdy mieszkaniec zgłasza brak ogrzewania lub ciepłej wody?

Model 2: Świadome zarządzanie – podejście proaktywne

Coraz więcejzarządców nieruchomości odchodzi od reaktywnego „gaszenia pożarów” na rzecz świadomego, proaktywnegodziałania opartego na danych. Fundamentem tego podejścia jest stały monitoring pracy węzła oraz możliwość analizy parametrów instalacji w czasie rzeczywistym.

Dzięki temu zarządca przestaje działać po omacku. Ma bieżący wgląd w to, co faktycznie dzieje się w systemie grzewczym, może szybko wychwycić nieprawidłowości i zareagować, zanim drobne odchylenie przerodzi się w realną awarię.

Dzięki temu zarządca przestaje działać po omacku. Ma bieżący wgląd w to, co faktycznie dzieje się w systemie grzewczym, może szybko wychwycić nieprawidłowości i zareagować, zanim drobne odchylenie przerodzi się w realną awarię.

W modelu proaktywnym zarządca:

• ma stały dostęp do danych operacyjnych,
• unika kosztownych napraw dzięki wczesnemu wykrywaniu odchyleń i anomalii,
• analizuje trendy i optymalizuje pracę systemu grzewczego,
• planuje działania serwisowe z wyprzedzeniem.

Korzyści takiego podejścia jest wiele. Przede wszystkim zarządca zyskuje spokój i cenny czas, ale nie tylko. Zdecydowanie w tym modelu pracy zarządca ma większe poczucie kontroli nad infrastrukturą, optymalizuje koszty eksploatacyjne oraz skutecznie zapobiega awariom w obrębie instalacji grzewczej.

W tym podejściu zarządca przewiduje i zapobiega zamiast reagować.

Monitoring pracy węzła grzewczego – optymalizacja pracy zarządcy i administratora nieruchomości

W nowoczesnym zarządzaniu nieruchomościami monitoring pracy węzła grzewczego przestaje być dodatkiem, a staje się fundamentem efektywnej pracy zarządcy. To właśnie dostęp do aktualnych danych i jasny obraz sytuacji technicznej instalacji decydują o tym, czy zarządzanie opiera się na kontroli i planowaniu, czy na stałym reagowaniu na kryzysy.

„Nie wiem, co się dzieje, dopóki ktoś nie zgłosi problemu”

„Za dużo czasu tracę na reagowanie, często działam w ciemno”

„Robię co mogę, a mieszkańcy i tak będą wściekli”

To klasyczny obraz zarządzania reaktywnego – zarządca dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy komfort cieplny mieszkańców jest już zaburzony. Brakuje danych, czasu i przestrzeni na spokojną analizę. W efekcie każda interwencja jest pilna, stresująca i obarczona ryzykiem.

Monitoring węzła cieplnego odwraca tę sytuację. Zamiast opierać się na zgłoszeniach i domysłach, zarządca zyskuje stały dostęp do informacji o faktycznej pracy węzła cieplnego - pracy ciepłomierza głównego oraz wodomierza uzupełniania nośnika ciepła. Dane te pozwalają na zidentyfikowanie niepożądanych zdarzeń, takich jak wyciek z instalacji odbiorczej, nieautoryzowany zrzut nośnika ciepła z instalacji, co pozwala uniknąć awaryjnego wyłączenia dostawy ciepła.

Jak monitoring pracy węzła cieplnego realnie wspiera zarządcę i administratora?

Fortum Monitoring 2.0 pozwala na monitorowanie węzła cieplnego w czasie rzeczywistym. Dzięki temu zarządca:

• wie, co dzieje się w instalacji w czasie rzeczywistym, bez konieczności czekania na telefon od mieszkańców,
• wychwytuje nieprawidłowości na wczesnym etapie, zanim przerodzą się w awarię lub problem odczuwalny dla mieszkańców,
• podejmuje decyzje w oparciu o dane, a nie o przypuszczenia,
• planuje działania serwisowe z wyprzedzeniem, zamiast działać w trybie awaryjnym,
• ogranicza liczbę nagłych interwencji, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy,
• ma realny argument w rozmowie z mieszkańcami i dostawcami usług, bo dysponuje twardymi danymi,
• przejmuje kontrolę nad jakością dostarczanego ciepła, a nie tylko reaguje na skargi.

 

Podsumowanie

Skuteczne zarządzanie nieruchomościami – szczególnie w obszarze ciepłownictwa w dużej mierze zależy od przyjętego modelu pracy zarządcy. Jego rola nie ogranicza się bowiem do administracji czy zarządzania budżetem, lecz obejmuje aspekty takie, jak odpowiedzialność za stan techniczny budynku, rozliczenie kosztów ciepła czy monitoring zużycia energii.

Monitoring pracy węzła cieplnego umożliwia bieżący wgląd w parametry instalacji grzewczej i doskonale wpisuje się w proaktywny model zarządzania nieruchomościami.